現在、非効率となっている業務を改善しようと思ったら、
継続的に業務効率化を考え、それを実行できる体制を作る必要があります。

なぜなら仕事の内容が変わったり、作業メンバーの状況が変わるたびに、
これまで順調だった業務でも、非効率になってしまう可能性があるからです。

ここでは、継続的な業務効率化ができる体制づくりの施策を3つご紹介します。

・フレームワークを活用して改善対策を考える機会をつくる
「無理・無駄・ムラ」「ECRS」といった思考整理のフレームワークを使って
考える場を定期的に開催します。

改善施策をみんなで考えようとしたら、現状の問題、それを取り巻くメンバーの状況、
これまでの経緯などを正しく認識する必要があります。

しかし、いざこれらを整理しようとすると、人によって気になるところが違ったり、
想いの強さの違いから、求めている理想像が全く異なる場合があります。

この状態のまま、話し合いでアイデアをまとめようとしても、議論は紛糾するばかりで、
一向に話はまとまりません。

このような状態に陥らないためには、予め決められた手順に従い、
考えを整理することができる思考整理のフレームワークを活用することがとても有効です。

＜改善施策の検討に使えるフレームワーク＞
・無理・無駄・ムラ
最初から無理と思える計画や納期、明らかに無駄な時間や工程、
結果にムラが生じやすい手順など、無理・無駄・ムラをキーワードにして、
改善や廃止が必要な業務や手順を洗い出します。

いざ書き出してみると、無理と無駄が複合的に発生しているケースもあり、
改善の必要性が顕著に表れます。

・ECRS
E：Eliminate(取り除く)
C：Combine(統合する)
R：Rearrange(取り替える)
S：Simplify(簡素化)
の４つの切り口で、改善が必要な業務に対して、どのように対策するかを考えます。

これを実施すると、業務の目的、手順、効果、類似する業務など幅広い視野で
考えることになり、業務の本質についても改めて認識することができます。
　
思考整理のフレームワークを活用し、問題点や改善策を書き出すと、根本的な問題や
効果的な施策もわかるようになり、どこか他人事として業務効率化を考えていた人も、
より自分事として実感できるようになり、改善意識も高まります。

・実現可能な改善方針を立てる
業務効率化は、試しにやってみるような個人で出来る簡単な工夫から、
新たなシステム導入といった大掛かりなものまで、そのやり方と規模は多種多様です。

そのため、せっかく改善施策を開始したのに、
改善効果のない無駄なことをしてしまったり、
やることが大掛かりすぎて、途中で改善が頓挫してしまうこともあります。

このような事態に陥らないためには、
業務効率化のための方針を打ち立てる必要があります。

たとえば、改善施策として考えられるものが幾つかあがったら、
それを実現性と改善効果の2軸で整理します。

①実現性が高く（易しい）、改善効果も高い
②実現性が低く（難しい）、改善効果は高い
③実現性が高く（易しい）、改善効果は低い
④実現性が低く（難しい）、改善効果も低い

ここで改善の方針として、①は必ず実行し、④は絶対にやらないと決めます。
②と③は判断が難しいところですが、余裕がなければ、
一旦、②③どちらもやらないと決める事も必要です。

この②と③の対応方針を暖味にしておくと、いつも③にばかり時間を使って、
②には一向に手がつかない状況にもなってしまいます。

また、基本方針を決めた後、
「定型業務は必ず手順書を作る」というような具体的な改善ルールを決める場合は、
あまり時間を掛けずにできる範囲で、必ず複数名が関わるようにしておくと、いざルールを決めたものの、それが実現されずに放置されてしまうような状況が起きにくくなります。

・改善策の実行をサポートするビジネススキルを身につける
各自が業務効率化の改善策をいつでも実施できるように、そのために必要なビジネススキルをあらかじめ身につけておきます。

業務効率化に有効なビジネススキルには、
前述の思考整理のフレームワークの活用があげられます。

しかしこれだけでなく、猶予時間の捻出や作業効率を高めるタイムマネジメントスキル、
改善しながら最適な方法を見つけていくデザイン思考なども、
業務効率化にはとても有効なスキルです。

そして、言うまでもありませんが、このタイムマネジメントやデザイン思考は、
業務効率化だけでなく、日々の業務推進やお客様への提案などでも活用できます。

まとまった手順書の整備などしなくても、
各自の生産性や作業品質を向上させ、最も広範囲に適応できる改善策ともいえます。