プロジェクトはその状態の管理を怠ると失敗します。
そのために適切なマネジメントが必要になりますが、この“マネジメント”とは
具体的に誰がどんな事をおこなう事でしょうか？

マネジメントの目的はQCDのコントロール
まず、プロジェクトの状態の良し悪しは何をもって判断するのかを明確にする必要があります。
この判断が出来ないと、何か問題が生じていても「とりあえず大丈夫なのかな？」
と見過ごしてしまう事にもなりかねません。

このプロジェクトの状態を判断する項目として「QCD」と呼ばれるものがあります。
QはQuality（品質）、CはCost（コスト）、DはDelivery（納期）と
それぞれの頭文字をとってQCDです。

品質は良好か？コストは予算内か？納期を超過していないか？
これらQCDをプロジェクトの最終的な状態で判断するのではなく、その途中途中で把握、
良し悪しを判断し適宜対応する事がマネジメントです。

例えば、42.195kmのフルマラソンを3時間で完走しよう思っているのに、
半分の21km時点で、右足の靴が脱げてしまい、そのせいで体力はすでに限界、
時間もすでに２時間近く掛かっている。もしもこんな状態だとしたら、
目標の3時間でゴールするのはもう絶望的です。こうなる前に靴は脱げた時点で探すべきですし、
ペースと時間配分は必要に応じて調整しながら走らないといけません。

特に仕事では自分以外の多くの人が関わりますし、問題への対処もより複雑になります。
プロジェクトを成功に導くためのゴールまでの道のりはとても厳しいからこそ、
想定外アクシデントやペース配分の調整をおこなう適切なマネジメントが必要となります。

プロジェクトを成功に導くマネジメント（その１）　計画書の作成
プロジェクトを始める時には、目的は何か？誰が何を担当するのか？いつまでにやるのか？
といった内容を文書化し、そのプロジェクトに携わるメンバーで共有する必要があります。

例えば、10人で3ヶ月掛かるプロジェクトに対して、メンバーが５人しか決まっていない、
要件もまだ決まっていない事項が多数、そんな状況であればそのプロジェクトは
開始してもすぐに破綻してしまいます。そういった綻びはプロジェクト開始前に潰しておきます。

またこれを文書化することで、関係者間での思い違いなども防ぐことが出来ます。
「聞いていた話と違うよ」とか「そんなことは言ったかなぁ？」といった事態は避けたいものです。

プロジェクトを成功に導くマネジメント（その２）　コミュニケーションの充実
前述のプロジェクト計画書を関係者で共有することはもちろんですが、
プロジェクトが進んでいる最中も関係者間でのコミュニケーションはとても重要になります。
プロジェクトマネジメントでは、そのプロジェクトに対して利害関係にある人を
総称してステークホルダーと呼びます。

例えば、プロジェクトメンバー、プロジェクトの承認者となる会社の役員、
外注先の会社、クライアントなど、これらは全てステークホルダーです。

一緒に作業をするメンバーとは普段から話が出来ていても、ステークホルダー間での
コミュニケーションが不足すると、プロジェクト終盤の大詰めになって
お互いに認識違いがあった事に気づく場合もあります。

こういった事態にならないため、何か起きた際は適宜話し合えるような
チームの雰囲気作りや、ステークホルダー間でも話ができる定期的な会議を
設定する必要があります。
「今忙しいから、そのプロジェクトの結果だけ教えて」と言ってくる人がいたら、
注意した方が良いかもしれません。

プロジェクトを成功に導くマネジメント（その３）　リスク・問題の見える化
プロジェクトにはどうしてもやってみないとわからないものや、プロジェクト期間を
多く取るために未確定事項があってもプロジェクトをスタートするケースがよくあります。
そのため、どんなプロジェクトにも想定外事態が起こるリスクが少なからずあるものです。

こうしたリスクは事前に整理しておくことで、いざその問題に直面したときに
スムーズな対処ができます。また、起きてしまった問題についても、管理表などに明記し、
関係者と共有することで、問題が放置されることの防止になったり、
類似する問題の早期発見につながります。
旅行先で忘れ物に気づいた時、大抵の場合は近くのコンビニに行けば、
そこで事なきを得られますが、プロジェクトの場合は、気づいた時はもう手遅れ、
上司や関係者に謝罪して計画から見直すようなことにもつながりかねません。

プロジェクトを成功に導くマネジメント（その４）　進捗状況の定期確認
プロジェクトの計画段階で定めたスケジュールどおりに進めるためには、
その途中でも各作業が予定通りに終わっているかを把握しておかなければなりません。
前段階の作業が予定より１週間超過したら、後続の作業を予定より１週間早く終わらせないと
最終的な期限に間に合いません。

プロジェクトマネジメントではWBS（Work Breakdown Structure）という
各工程の作業を要素分解するツールがあります。

このWBSをそのまま詳細スケジュールに転用し、細かい単位で作業が終わったか否かを
管理します。
夏休みの最終日になって「やばい、余裕だと思っていたのに、このままではどう頑張っても
夏休みの宿題が終わらない！」。
もしかすると、この経験が人生で最初のプロジェクトマネジメント失敗例かもしれませんね。

プロジェクトを成功に導くマネジメント（その５）　振り返り
プロジェクトが終わった際、そのプロジェクト関係者で今回のプロジェクトを振り返りながら、
良かった事、悪かった事、見えてきた課題を今後どう改善するかなどについて話し合います。
今回のプロジェクトはもう終わってしまったので、その結果を変えることは出来ませんが、
今回の教訓を次回に活かすことはできます。

振り返りのやり方にはいろいろありますが、KPT（Keep・Problem・Try）という枠組みで、
次回も継続したい事・改善したい問題・挑戦したい事をテーマに話し合うと
良い振り返りができます。

プロジェクトを成功に導くマネジメント（その６）　役割を越えた主体的な関わり
これまでプロジェクトマネジメントとして実施すべき、計画書の作成、コミュニケーション、
リスク・問題のみえる化、進捗確認、振り返りについて説明しました。

これらを主体的かつ責任を持っておこなう人はプロジェクトリーダーです。
プロジェクトリーダーがマネジメントを怠れば、各作業担当者がしっかり役割を遂行したとしても、
足並みが揃わなかったり、問題の発見が遅れたりします。

また、プロジェクトリーダー一人が頑張ればプロジェクトが必ず成功するというわけでも
ありません。
プロジェクトリーダーも人間なので複数のことを一度にはできません。
そんな時、各メンバーの役割を越えた協力がとても大切になってきます。
プロジェクトに関わるメンバーが与えられた役割に留まらず
サブリーダーくらいの気持ちで全体を見ているチームは、
作業の見落としや勘違いも少なく、プロジェクトの成功確率が上がります。

プロジェクトマネジメントは自分マネジメント
プロジェクトとして意識していない普段の仕事の中にも初めて経験するものがあり、
各作業には期限があります。
また仕事には上司や同僚、クライアントなど多くの人が関わっており、
その中で自身もチームの一員として行動する事が求められます。

そして普段の仕事でも、段取りを整理し計画を立てる、周りの人たちとの
コミュニケーションを充実させる、トラブルを予測し対策を考えておく、
期限までに終わるかどうか進捗度を確認しながら進めるなど、
プロジェクトマネジメントのように取り組むことができれば、
間違いなく自分自身やチームの成長にも繋がる大きな成果を得ることができます。